Het ValidSign platform faciliteert het ondertekenproces om u en uw klanten, partners en/of leveranciers digitaal te laten ondertekenen. Zodra de documenten ondertekend zijn, is het de bedoeling dat de documenten gearchiveerd worden op uw eigen locatie (DMS, Intern Netwerk, Zaaksysteem etc.) en van de ValidSign omgeving worden verwijderd.
Middels het ValidSign portaal kunt u de documenten, samen met het bewijsdocument, downloaden naar uw lokale computer om deze vervolgens in uw archiveer oplossing op te slaan. In het geval u gebruik maakt van een integratie, kunnen de documenten via de integratie gedownload en gearchiveerd worden in het gekoppelde systeem of de in 2020 geïntroduceerde ArchiveModule, welke door ValidSign kosteloos beschikbaar wordt gesteld om in bulk uw transacties te downloaden. U blijft zelf in controle over de archivering en verwijdering van de documenten in de ValidSign omgeving.
ValidSign zal transacties met de statussen VOLTOOID en GEARCHIVEERD, 90 dagen na voltooiing geautomatiseerd van de ValidSign omgeving verwijderen. Uiteraard is het middels onze ArchiveModule mogelijk om ook transacties met een andere status te downloaden en eventueel te archiveren.
Hoe weet ik welke transacties er verwijderd gaan worden?
De Eigenaar van uw ValidSign omgeving ontvangt geautomatiseerde e-mailnotificaties (30,14 en 7 dagen voor verwijdering) van de voltooide transacties (die meer dan 90 dagen zijn voltooid) welke zullen worden verwijderd.
Heeft u vragen over het bewaren van transacties? Neem contact met ons op. Dit kan via support@validsign.eu of 085 303 36 76.