Instellingen voor een transactie

De instellingen voor een transactie in ValidSign kunnen aangepast worden door op de knop 'instellingen' te drukken. Dit opent een menu met de volgende instellingen: Transactienaam, Status, Beschrijving, Bericht naar alle ontvangers, Vervaldatum, Taal, Herinneringsschema, Tijdzone, Herzien voor voltooiing, Face to face ondertekenen. U kunt bijvoorbeeld een vervaldatum instellen, een herinneringsschema configureren, een taal kiezen en aangeven of u het document voor voltooiing nogmaals wilt bekijken.

Transactienaam

Hier kunt u de naam van de transactie verder aanpassen.

Status

De status van de transactie wordt hier getoond. Een transactie die is aangemaakt, maar nog niet verstuurd, heeft de status "concept".

Beschrijving

Een beschrijving is optioneel en niet zichtbaar voor de ontvangers. U vindt onderaan ook het "Instellingen"-tandwieltje. Hier kunt u extra instellingen selecteren.

Bericht naar alle ontvangers

U kunt een bericht toevoegen voor alle ontvangers. Dit zullen zij ontvangen in de e-mail die zij ontvangen nadat u het document(en) heeft verzonden voor ondertekening

Vervaldatum

U kunt hier een vervaldatum opgeven voor de transactie. Als deze vervallen is, wordt de transactie in de "conceptfase" gezet en is daarmee niet langer actief. De link die de ondertekenaars ontvangen om naar het document te gaan, werkt dan niet meer. Als u de transactie opnieuw actief wilt maken, kunt u de vervaldatum wijzigen naar een latere datum en opnieuw verzenden.

Als u een vervaldatum opgeeft, wordt 4 dagen voor de vervaldatum automatisch een herinnering verzonden naar alle deelnemers die nog moeten ondertekenen. U kunt ook aangeven hoeveel dagen de transactie moet verlopen zonder specifieke datum. Bijvoorbeeld door 15 in te geven, verloopt de transactie 15 dagen na verzending.

Taal

De taalinstellingen bepalen in welke taal de mails en menu's worden getoond tijdens het ondertekenproces.

Herinneringsschema 

Hier kunt u bepalen wanneer herinneringsmails worden verzonden aan ontvangers die het ondertekenproces nog niet hebben voltooid. U kunt de eerste herinnering instellen, het verzendinterval bepalen en aangeven hoeveel mails er in totaal verzonden moeten worden. Het is ook mogelijk om een standaard schema op te slaan in uw ValidSign-account. Meer informatie is te vinden in het support artikel Mijn account.

De tijdzone

Hier kunt in instellen welke tijd wordt gebruikt bij het genereren van de Evidence summary.

Herzien vóór voltooiing

Deze functie stelt gebruikers in staat om transacties opnieuw te bekijken voordat ze als voltooid worden aangemerkt. Dit is handig wanneer er om aanvullende informatie wordt gevraagd, zoals bijvoorbeeld het uploaden van een identiteitsbewijs. Hierdoor kunnen gebruikers de transactie bekijken en eventueel afkeuren voordat deze wordt voltooid, en om een nieuwe upload vragen.

Face to face ondertekenen

Deze functie maakt het mogelijk om in het bijzijn van ontvangers snel achter elkaar te ondertekenen op één scherm. Hierdoor wordt het proces van meerdere handtekeningen achter elkaar vereenvoudigd, wat handig is in vergaderingen waar snel door meerdere mensen ondertekend dient te worden.

Instellingen voor een individuele ondertekenaar

Deze functie geeft gebruikers de mogelijkheid om extra opties in te stellen voor elke individuele ontvanger in een transactie. Hierdoor kunnen extra beveiligingsmaatregelen worden toegevoegd, zoals bijvoorbeeld een extra authenticatiemethode of een tekst of bijlage. Gebruikers kunnen deze instellingen snel vinden door te klikken op het tandwiel achter de naam van de ontvanger.

Als u op het tandwieltje klikt, verschijnt er rechts in het scherm een menu.

Ontvanger

Hier staat de voornaam en achternaam van de betrokken ontvanger.

Authenticatie
Hier kan een extra verificatiemethode worden geselecteerd. Standaard wordt een e-mail verzonden voor ondertekening, maar er is ook de optie om een SMS-code of V&A toe te voegen. Bij SMS-verificatie wordt een code naar het mobiele nummer van de ontvanger verzonden, die moet worden ingevoerd om te ondertekenen (alleen beschikbaar met SMS-bundel). V&A (Vraag & Antwoord) vereist ten minste één V&A-invoer, waarmee vragen aan de ondertekenaar (gedeelde geheimen) kunnen worden gesteld. Als de ondertekenaar het juiste antwoord geeft, wordt hij/zij als de juiste ontvanger geverifieerd.

Eenmalige aanmelding (SSO) vereist inloggen via de organisatie-netwerk, alleen beschikbaar met ValidSign SSO-koppeling en als de ondertekenaar een account heeft op het organisatie-netwerk.

Ondertekeningsmethode

Onder "Ondertekeningsmethode" kunt u ervoor kiezen om een externe authenticatiemethode toe te passen. Een voorbeeld van een externe authenticatiemethode is iDIN. Ook biedt ValidSign ondersteuning voor DigiD, eHerkenning en BankID. Om één van deze vormen van externe authenticatie te kunnen gebruiken moet uw organisatie dit als aanvullende dienst bij ValidSign afnemen.

Om een ondertekenaar een gekwalificeerde handtekening te laten zetten kunt u kiezen voor de optie Personal Certificate Signing of Qualified Cloud Signing. Hiermee wordt de ondertekenaar verplicht om de digitale handtekening te zetten met een persoonlijke certificaat. Het is dan wel essentieel dat de ondertekenaar hier de beschikking over heeft. 

Bijlagen

Hier is de optie om een extra bestand te laten uploaden door de ondertekenaar voor voltooiing van het ondertekenen van het document.

U kunt upload verplichten door "Vereist" aan te vinken. Dan moet ondertekenaar bijlage uploaden, bijv. scan van ID-kaart. Verzender accepteert of weigert met opmerkingen. Zonder "Vereist" is upload niet verplicht en kan niet worden geweigerd.

U kunt instellen dat u de ID-kopie eerst wilt inzien voor afronding. Hoe, dat leest u hier.

Geavanceerd

In de geavanceerde opties kunt u een specifieke boodschap voor de ontvanger toevoegen, die zij zullen zien in plaats van het standaardbericht voor alle ontvangers. Ook kunt u de ontvanger de optie bieden om de transactie door te geven aan een andere gemachtigde persoon. Dit kunt u instellen door te klikken op de knop "Wijzig ondertekenaar". U kunt er tevens voor kiezen om de ondertekende documenten mee te sturen als bijlage in een e-mail, in plaats van een link naar de documenten. Dit stelt u in door te klikken op de knop "Documenten als e-mailbijlage".

Heeft u vragen over één van de bovenstaande instellingen? Neem dan contact met ons op. Dit kan via support@validsign.eu of 085 303 36 76