Wat is een template?
Een template is eigenlijk een voorbereide transactie. Templates worden gebruikt voor transacties waarvan de inhoud steeds (deels) hetzelfde is. In een template kunt u bijvoorbeeld al het aantal ontvangers instellen, een herinneringsschema instellen, documenten uploaden en tekst velden aan het document toevoegen.
Waarvoor dienen templates?
Een template kan het beste gebruikt worden voor documenten die vaker en op dezelfde manier gebruikt worden. U kunt standaard ontvangers van een transactie instellen, of standaard handtekening velden of tekst velden instellen, zodat u deze niet steeds opnieuw hoeft toe te voegen bij elke nieuwe transactie. Een voorbeeld is een loonheffingsformulier (zie onderstaand voorbeeld): in dit document worden standaard dezelfde zaken ingevuld, steeds op dezelfde plekken. Enkel degene die het document invult wisselt, maar de soort informatie die moet worden opgegeven blijft hetzelfde.
Het maken van een template
Klik op "Templates" aan de bovenkant van het scherm.
In het volgende scherm hebt u de optie "maak nieuwe template aan".
Stel de gewenste instellingen in. Een naam opgeven is altijd verplicht.
Selecteer het bestand waar u een template van wilt maken. Maak vervolgens dit document op met handtekeningvelden, tekstvakken etc. Wanneer u alle velden heeft toegevoegd klikt u op "Opslaan".
Onder het kopje "Templates" ziet u een lijst van de templates die u al gemaakt hebt en de gedeelde templates van anderen. U kunt één van deze templates kiezen als u deze wilt gebruiken als basis voor uw nieuwe template.
U kunt er daarnaast voor kiezen om het template te delen met andere gebruikers binnen uw account. Verder kunt u aangeven of u persoonlijk ondertekenen (face-to-face) wilt inschakelen voor dit template zodat de transactie persoonlijk kan worden ondertekend door alle ondertekenaars op hetzelfde apparaat. Tot slot is het mogelijk in te stellen dat de transacties die met dit template worden aangemaakt eerst nog kunnen worden bekeken, voordat u de transactie volledig voltooit.
Het toevoegen van ontvangers
U kunt ook ontvangers toevoegen aan een template. Mocht een bepaald persoon altijd tekenen in een bepaald proces dan kunt u deze ontvanger al toevoegen aan een template. Bijvoorbeeld een interne ontvanger die altijd hetzelfde is. Klik op het poppetje en kies 'Ontvanger'. U kunt nu de gegevens invullen van deze ontvanger.
Bent u zelf een vaste ontvanger in dit proces dan kunt u uzelf toevoegen als ontvanger in het template. Klik op het poppetje in kies 'Mezelf'.
Mochten de ontvangers elke keer verschillen, dan kunt u kiezen voor een 'Plaatsaanduiding'. U kunt al instellingen meegeven aan deze plaatsaanduiding, bijvoorbeeld de vraag om een bijlagen of een persoonlijk bericht. Ook kunt u de ondertekenvolgorde al instellen. Wanneer u een transactie gaat starten en het gemaakte template kies kunt u deze plaatsaanduiding vervangen door een ontvanger. Dan weet u namelijk aan wie de transactie gericht is.
Gebruiken van een template
U kunt een template gebruiken op het moment dat u een nieuwe transactie aanmaakt.
U kiest dan bij het aanmaken van een nieuwe transactie simpelweg een template uit de keuzelijst: "Gebruik template". In deze lijst worden de templates weergegeven die door uzelf zijn gemaakt, en alle templates die zijn gemaakt door andere gebruikers en gemarkeerd zijn als gedeeld.
Heeft u vragen over het aanmaken en/of gebruiken van een template? Neem contact met ons op. Dit kan via support@validsign.eu of 085 303 36 76.