Net als templates kunnen lay-outs hergebruikt worden. Het verschil tussen een template en een lay-out is dat een template een vooraf geüpload document is met daarin een aantal (invul)velden die u zelf heeft toegevoegd, en een lay-out bevat enkel (invul)velden die u telkens over een (ander) document heen kunt leggen.
Template
Een template kan bijvoorbeeld handig zijn voor een loonheffingsformulier of een SEPA machtiging. Dit zijn documenten die er altijd hetzelfde uitzien en die op dezelfde manier moeten worden ingevuld, alleen telkens door een ander persoon. Door hiervoor een template aan te maken hoeft u niet steeds het document te uploaden en de velden toe te voegen, maar hoeft u enkel aan te geven wie de ontvanger/ondertekenaar is en kunt u het document meteen uitsturen ter ondertekening.
Ook kunt u een template aanmaken voor een bepaalde werkstroom binnen uw organisatie. Bijvoorbeeld bij het versturen van een offerte. Als u standaard algemene voorwaarden meestuurt bij een offerte kunt u deze algemene voorwaarden toevoegen aan een template. Bij het aanmaken van een transactie kiest voor het template. Hier zijn ook de algemene voorwaarden aan toegevoegd. Op deze manier hoeft u niet elke keer dezelfde handeling te herhalen. Meer informatie over het creëren van een template vindt u hier.
Lay-out
Een lay-out kan handig zijn als u bijvoorbeeld altijd op pagina vier van uw document een handtekening (en eventueel andere invulvelden) wilt hebben. U kunt tevens de grootte van de velden opslaan.
Een lay-out aanmaken en toepassen werkt als volgt:
- Maak een nieuwe transactie aan, voeg een document toe waarop u de lay-out wilt baseren en voeg de ontvanger(s) toe
- In de Designer voegt u alle velden toe die u wilt hergebruiken. Dit kan enkel een handtekening veld zijn, maar het kunnen ook meerdere velden zijn
- Vervolgens klikt u in de linker kolom op
- U kunt een naam kiezen die u aan de lay-out geeft en u kunt de lay-out delen met iedereen die binnen uw organisatie een ValidSign account heeft
Nadat u de lay-out heeft aangemaakt, kunt u deze vanaf nu gaan toepassen op alle nieuwe transacties die u aanmaakt. Klik onder het kopje Lay-out toepassen op 'Een lay-out selecteren'. Selecteer de opgeslagen lay-out. De velden worden exact op dezelfde plaats toegevoegd aan het document.
Heeft u vragen over een template en/of lay-out? Neem dan contact met ons op. Dit kan via support@validsign.eu of 085 303 36 76.