Wachtwoordbeleid voor accounts: beheerders kunnen een wachtwoordbeleid voor een account opgeven. Dit bestaat uit de volgende onderdelen: (1) wachtwoordcomplexiteit; (2) aantal dagen voordat een wachtwoord kan worden gewijzigd; (3) dagen totdat het wachtwoord verloopt; (4) een geschiedenis van eerdere wachtwoorden; (5) een maximumaantal ongeldige aanmeldpogingen.
Versturen van een notificatie bij vervallen wachtwoord. Melding kan in- of uitgeschakeld worden. Eerste notificatie 7 of 14 dagen voor vervaldatum. Aantal meldingen voor vervaldatum: 1 - 5.
De ValidSign beheerder kan het ondertekenscherm zelf inrichten: U kunt het scherm waarin de ondertekenaar zijn of haar ondertekening verricht zelf inrichten. Dit ondertekenscherm kunt u voorzien van uw logo en bedrijfskleuren. Via de preview is het vervolgens mogelijk om de instellingen te controleren. Het EN logo wordt gebruikt als standaard logo en zal, indien anders geconfigureerd, voor alle talen worden gebruikt. Ondersteunde bestandsformaten voor het logo: .jpeg, .png, .gif, .bmp, .svg. Maximale grootte: 1 MB. Ondersteunde afmetingen: 258px by 40px.
De klikhandtekening voor gemachtigden kan worden aangepast. Bijvoorbeeld: ValidSigned door <gemachtigde> namens <machtigingsverlener> op <datum>. Neem contact op met ons supportteam om de klikhandtekening voor gemachtigden in uw account te configureren.
Enterprise Administration
ValidSign beheerders kunnen gebruikers en meerdere omgevingen beheren vanaf een centrale locatie. Dit omvat het organiseren van meerdere omgevingen in sub accounts.
Sub accounts: met de functie sub accounts kan een organisatie onderliggende accounts maken binnen het hoofdaccount van de organisatie. Een organisatie wil bijvoorbeeld onderliggende accounts maken op basis van haar afdelingen, geografische locaties of bedrijfstakken. Accounts kunnen op drie niveaus worden aangemaakt (ouder > kind > kleinkind), waardoor een organisatie veel accounttypen kan beheren onder haar hoofdaccount. Per sub account kunnen verschillen worden gemaakt in de email inrichting, logo’s kleuren en andere uitingen binnen de omgeving. Gebruikers kunnen worden toegevoegd onder meerdere sub accounts.
Standaard is de Enterprise Administration functionaliteit uitgeschakeld. Indien u deze functionaliteit wilt activeren kunt u contact opnemen met onze supportafdeling.
Rollen en machtigingen: wanneer een gebruiker wordt toegevoegd aan een account, wijst de accountbeheerder deze een rol toe met een bijbehorende set aan rechten. De volgende standaardrollen zijn beschikbaar binnen elk account: Admin, beheerder en verzender. Deze standaardrollen kunnen niet worden aangepast en kunnen niet worden verwijderd. Accountbeheerders kunnen: (1) aangepaste rollen maken, door aan elk een aangepaste set machtigingen toe te wijzen; (2) een aangepaste rol aanmaken binnen gespecificeerde accounts of sub accounts.
Standaard is de Rollen en machtigingen functionaliteit uitgeschakeld. Indien u deze functionaliteit wilt activeren kunt u contact opnemen met onze supportafdeling.
E-mails
Het is nu mogelijk om transactie eigenaren op de hoogte te stellen van voltooide transacties met een aparte e-mail. Normaal gesproken wordt een transactie eigenaar meegenomen in de CC van de e-mail die naar een ontvanger wordt gestuurd. Neem contact op met onze support om dit in te schakelen. Standaard staat deze functionaliteit uit.
Wanneer een transactie eigenaar een e-mail ontvangt om hem te informeren dat een ondertekenaar is geblokkeerd, wordt in die e-mail nu het e-mailadres van de ondertekenaar weergegeven.
De voltooiingsdatum is toegevoegd aan de volgende e-mailtemplates: (1) email transactie voltooid en (2) email evidence summary.
Mogelijkheid om de vervaldatum als parameter toe te voegen in de volgende e-mailsjablonen: (1) activatiemail; (2) herinneringsmail; (3) uitnodigingsmail bij doorsturen; (4) notificatiemail bij doorsturen aan de verzender; (5) herinneringsmail bij herinneringsschema; (6) uitnodiging om te ondertekenen op de mobiele telefoon. Dit zal de ondertekenaar bewust maken hoeveel tijd een ondertekenaar nog heeft om het document te ondertekenen.
Meldingsmail aan gemachtigden: wanneer een afzender een gemachtigde aan zijn account toevoegt, wordt de gemachtigde nu per email op de hoogte gebracht van deze wijziging.
Verbeterde Out of the office e-mails: Server terugkoppeling toegevoegd aan het email.ooto email template.
Verzendomgeving
De verzendomgeving heeft een volledig nieuwe look and feel gekregen.
Integratie tussen de verzendomgeving en support. Om gebruikers direct te kunnen ondersteunen bij het gebruik van de applicatie is er een integratie tussen de verzendomgeving en support bewerkstelligd. Middels de informatie icoontjes krijgen gebruikers de mogelijkheid om direct op gerelateerde support artikelen uit te komen om meer informatie te ontvangen over een betreffende functionaliteit.
We introduceren drie verschillende thema’s die door de gebruikers kunnen worden gekozen: Licht thema, donker thema en een contrast thema. Het contrast thema voldoet aan de WCAG-richtlijnen.
Documenten kunnen nu worden toegevoegd aan een transactie door de documenten te slepen naar ValidSign (bijvoorbeeld een bijlage uit een e-mail). Het document hoeft dus niet meer eerst opgeslagen te worden op de lokale of netwerkschijf.
De gehele applicatie is consistent ingericht middels side panels waarin meer informatie wordt verstrekt, dit bevordert ook het gebruik op de mobiele telefoon.
Bij het opstarten van een ondertekenverzoek vanuit de verzendomgeving krijgt de ondertekenaar het persoonlijke bericht/bericht naar alle ontvangers te zien.
Dashboard
Het is nu mogelijk om een transactie te starten, direct vanaf het dashboard, waarbij de transactienaam kan worden bepaald, het template kan worden gekozen en het/de document(en) kan/kunnen worden toegevoegd.
Middels bolletjes wordt de ondertekenvolgorde visueel weergegeven, evenals de status per ondertekenaar, waarbij grijs staat voor nog niet aan de beurt, blauw voor op dit moment aan de beurt, groen voor afgerond en rood voor afgewezen.
Dashboard voor een verzender en ondertekenaar. Vanuit de ValidSign applicatie worden nu twee verschillende dashboards aangeboden waaruit een gebruiker kan kiezen. Het verzenders dashboard richt ze meer op de verzonden transacties en het monitoren van de status. Het ondertekenaars dashboard richt zich op de openstaande ondertekenverzoeken en de opvolging daarvan. Gebruikers kunnen een eigen voorkeur instellen.
Transacties/Templates
Dynamische ondertekenvolgorde U kunt de gehele ondertekenvolgorde naar eigen wens inrichten. Ondertekenaars kunnen op hetzelfde moment (parallel)of achter elkaar (sequentieel) of een combinatie van beiden (hybride) ondertekenvolgorde het document digitaal ondertekenen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de volgende ondertekenvolgorde te bewerkstelligen: A, A, A, A, B, C.
Documenten kunnen nu worden toegevoegd aan een transactie door de documenten te slepen naar ValidSign (bijvoorbeeld een bijlage uit een e-mail). Het document hoeft dus niet meer eerst opgeslagen te worden op de lokale of netwerkschijf.
Het is nu mogelijk om naast de transactienaam, binnen uw transacties en templates ook te zoeken op; voornaam, achternaam of e-mailadres van een ontvanger.
Het is nu mogelijk om het bewijsdocument te downloaden van een lopende transactie.
De verschillende instellingen, zoals het type authenticatie kan nu worden ingezien vanuit het transactie overzicht.
De transactie weergave geeft een visueel overzicht van de ondertekenvolgorde van de transactie, evenals het verloop en de status per ondertekenaar, waarbij grijs staat voor nog niet aan de beurt, blauw voor op dit moment aan de beurt, groen voor afgerond en rood voor afgewezen.
Per ondertekenaar is te zien op welke documenten acties nodig zijn van deze ondertekenaar.
Designer
De designer heeft een volledig nieuwe look and feel gekregen.
Alle velden in de designer kunnen worden gedupliceerd (tekstvelden, tekstvakken, keuzerondjes, handtekeningen etc.)
De verschillende vormen van de handtekening hebben een eigen veld gekregen. Zo is het mogelijk om een afzonderlijke klik handtekening of grafische handtekening in het document te slepen.
De lettertype grootte kan worden geconfigureerd voor de verschillende velden (klik handtekening, tekstvakken, tekstvelden).
Datumveld toegevoegd. Er is een datumveld toegevoegd waarbij de ondertekenaar zelf een datum kan kiezen op basis van een datepicker in de ondertekenomgeving.
Veldinstellingen kunnen worden gewijzigd middels het side panel dat zich opent wanneer de gebruiker op het veld klikt.
De transactie instellingen zijn nu volledig aan te passen vanuit de designer, evenals de informatie van de ondertekenaar.
Rapporten
Het is mogelijk om de dynamische rapportages te downloaden als CSV-bestand vanuit de ValidSign omgeving.
Mijn account
Op accountniveau is het nu mogelijk om uw persoonlijke voorkeuren vast te leggen: type handtekening, standaard ondertekenvolgorde, standaard aantal dagen waarop een transactie vervalt, wijzig ondertekenaar, verstuur ondertekende documenten als e-mail bijlage en een standaard e-mailherinneringsschema.
Een accounteigenaar kan zijn/haar grafische handtekening toevoegen in het account door een plaatje toe te voegen (PNG, JPG).
Op het wijzigen van het wachtwoord zijn de wachtwoord vereisten van de organisatie van toepassing.
Ondertekenen
Er is een nieuwe overzichtspagina die verschijnt wanneer een ondertekenaar een transactie opent. Deze pagina: (1) geeft een overzicht van de vereiste taken van de ondertekenaar bij de transactie; (2) geeft de voortgang van de ondertekenaar aan bij het uitvoeren van die taken. Door contact op te nemen met onze support kan deze functionaliteit worden aangezet. Standaard staat deze functionaliteit uit!
Op het moment als er via ValidSign een bijlage wordt opgevraagd is het mogelijk om het bestand wat wordt toegevoegd in een preview weer te geven.
Het is nu mogelijk om met een stylus pen de grafische handtekening te zetten.
Het is nu voor ondertekenaars mogelijk om een plaatje van een handtekening te uploaden bij het ondertekenen van het document. Deze optie dient aangezet te worden door de verzender van de transactie.
In het ondertekenscherm is het nu makkelijker om alle vereiste handtekeningen en velden te doorlopen.
Verplichte velden zijn gemarkeerd: een visuele indicator markeert nu voor ondertekenaars de vereiste velden van een document.
Verbeterd inzoomen op documenten: verbeterd de duidelijkheid van de tekst die verschijnt wanneer gebruikers inzoomen op een document.
Zoomniveau wordt weergegeven: het zoomniveau van een bekeken document wordt nu weergegeven aan ondertekenaars.
Ondertekenaars kunnen terugkeren naar de overzichtspagina: ondertekenaars kunnen nu op elk moment tijdens het ondertekenen terugkeren naar de overzichtspagina en hun voortgang daar bekijken. Om terug te keren naar de overzichtspagina, klikken ze gewoon op een Home-knop.
Ondertekenaars kunnen doorgaan waar ze gebleven waren: wanneer ondertekenaars terugkeren naar het ondertekenscherm, gaan ze nu naar het volgende document dat ze moeten ondertekenen of nakijken. Voorheen werden ze altijd naar het eerste document van de transactie geleid.
Onderste balk op de pagina Uploads: vanaf deze release zal de informatieve balk onderaan op de pagina Uploads altijd verschijnen als er optionele en/of vereiste bijlagen moeten worden geüpload door de ondertekenaar.
