Basishandleiding inrichten document met tekst-tags – ValidSign

Tekst-tags kunt u gebruiken om in uw document alvast aan te geven waar bepaalde ondertekenvelden moeten komen. Voordat u de tekst-tags op het document plaatst is het belangrijk om na te denken over de volgende vragen:

Is de persoon die de transactie in ValidSign aanmaakt ook een ondertekenaar binnen de transactie.

Als de persoon die de transactie aanmaakt ook moet tekenen zal deze persoon als 'Owner' in de tekst-tags opgenomen moeten worden. Als de persoon die de transactie aanmaakt niet hoeft te tekenen hoeft u hier geen rekening mee te houden. Stel dat een document door twee personen getekend moet worden en één daarvan is de persoon die de transactie aanmaakt plaatst u de tekst-tags voor:

Owner

Signer1

Zou de persoon die de transactie verstuurd niet zelf hoeven te tekenen kunt u tekst-tags plaatsen voor:

Signer1

Signer2

Wat is het maximum aantal ondertekenaars voor dit document.

Het is handig om direct tekst-tags te plaatsen voor het maximum aantal ondertekenaars. Als er minder ontvangers in de transactie zijn zullen de niet gebruikte tekst-tags gewoon vervallen. Stel dat er bijvoorbeeld maximaal 5 ontvangers voor een transactie zijn plaatst u tekst-tags voor:

Signer1

Signer2

Signer3

Signer4

Signer5

De eerste externe ontvanger die u toevoegt aan een transactie krijgt automatisch de rol Signer1 toegewezen.

Het plaatsen van handtekeningvelden

Binnen ValidSign zijn er meerdere manieren om de handtekening op het document weer te geven. Bij de klikhandtekening komt voornaam, achternaam en de datum van ondertekening in het veld te staan zodra de handtekening is gezet. Bij de grafische handtekening kan een ontvanger zelf een handtekening tekenen.

Hieronder een aantal voorbeelden van tekst tags voor de klikhandtekening en de grafische handtekening. U kunt deze voorbeelden kopiëren naar je eigen document of sjabloon.

Rol	Klik	Grafisch
Owner	{{esl:Owner:Signature:size(200,50)}}	{{esl:Owner:capture:size(200,50)}}
Signer1	{{esl:Signer1:Signature:size(200,50)}}	{{esl:Signer1:capture:size(200,50)}}
Signer2	{{esl:Signer2:Signature:size(200,50)}}	{{esl:Signer2:capture:size(200,50)}}
Signer3	{{esl:Signer3:Signature:size(200,50)}}	{{esl:Signer3:capture:size(200,50)}}
Signer4	{{esl:Signer4:Signature:size(200,50)}}	{{esl:Signer4:capture:size(200,50)}}
Signer5	{{esl:Signer5:Signature:size(200,50)}}	{{esl:Signer5:capture:size(200,50)}}

Een handtekeningenveld is altijd verplicht maar niet als je er een optionele handtekening van maakt. Dit doe je door een vraagteken op te nemen in je tekst-tag zoals in het voorbeeld hieronder.

Het plaatsen van andere velden

Naast de handtekeningvelden zijn er nog verschillende andere velden die geplaatst kunnen worden. Deze velden zijn onder te verdelen in twee groepen. Groep één bestaat uit velden die automatisch worden ingevuld. De andere groep zijn de velden die door de ondertekenaar kunnen worden ingevuld. Om een veld te kunnen plaatsen voor een ontvanger zal er voor diezelfde ontvanger een handtekeningveld in het document moeten staan.

Hieronder staan voorbeelden voor velden die automatisch worden ingevuld. Om velden automatisch in te laten vullen moeten deze gegevens van de ontvanger wel bekend zijn. Dit kunt in invoeren tijdens het toevoegen van een ontvanger.

Functie van het veld	Voorbeeld van de teksttag	Soort veld
Naam ondertekenaar	{{esl:Signer1:SignerName:size(200,20)}}	SignerName
Bedrijf ondertekenaar	{{esl:Signer1:SignerCompany:size(200,20)}}	SignerCompany
Titel ondertekenaar	{{esl:Signer1:SignerTitle:size(200,20)}}	SignerTitle
Ondertekendatum	{{esl:Signer1:SigningDate:size(200,20)}}	SigningDate

Automatische velden worden pas gevuld nadat de ondertekenaar de handtekening in het document heeft gezet. De ondertekenaar zal deze velden dus als leeg te zien krijgen.

Hieronder staan velden die door de ondertekenaar zelf kunnen worden ingevuld.

Functie van het veld	Voorbeeld van de teksttag	Soort veld
In een Tekstvak kunnen ontvangers zelf tekst invoeren.	{{esl_Tekstvak:Signer1:TextArea:size(200,50)}}	TextArea
In een tekstveld kunnen ontvangers zelf tekst invoeren. In een tekstveld kunnen geen Enters worden ingevoerd. Het tekstveld is dus vooral geschikt voor losse zinnen.	{{esl_Tekstveld:Signer1:TextField:size(200,20)}}	TextField
In een lijst kunnen meerdere opties worden gezet en de ondertekenaar kan tijdens het ondertekenproces zelf één van de opties kiezen en die wordt ingevuld in het veld.	{{esl_Keuzelijst:Signer1:list:options("optie 1","optie2","optie3"),size(200,20)}}	List Achter list moeten nog de options geplaatst worden zoals in het voorbeeld.
Met de radio velden is het mogelijk om keuzerondjes op een document te plaatsen en aan elkaar te koppelen. Om ze aan elkaar te koppelen zullen ze in dezelfde groep moeten worden geplaatst zoals hiernaast in het voorbeeld is gebeurt ("Ja/Nee").	{{esl_Ja:Signer1:Radio:group("Ja/Nee"),size(20,20)}} {{esl_Nee:Signer1:Radio:group("Ja/Nee"),size(20,20)}}	Radio Achter radio moet nog de group worden geplaatst zoals in het voorbeeld.
Een checkbox veld kan worden gebruikt om op een bepaalde plek in een document de ontvanger een vinkje te laten zetten.	{{esl_Voorwaarden:Signer1:Checkbox:size(20,20)}}	Checkbox

Bij velden die de ontvanger zelf kan invullen is het belangrijk om te weten dat elk veld een unieke naam dient te hebben. De naam van een veld is het gedeelte achter de underscore. Als je dus bijvoorbeeld meerdere tekstvelden plaatst, zul je deze elk een andere naam moeten geven. Hieronder een voorbeeld.

Je kunt er ook voor kiezen om te werken met velden zonder unieke naam dan kun je de volgende voorbeelden gebruiken.

Voorbeeld van de tekst-tag	Soort veld
{{esl:Signer1:TextArea:size(200,50)}}	TextArea
{{esl:Signer1:TextField:size(200,20)}}	TextField
{{esl:Signer1:list:options("optie 1","optie 2","optie 3"),size(200,20)}}	List Achter list moeten nog de options geplaatst worden zoals in het voorbeeld.
{{esl:Signer1:Radio:group("Ja/Nee"),size(20,20)}} {{esl:Signer1:Radio:group("Ja/Nee"),size(20,20)}}	Radio Achter radio moet nog de group worden geplaatst zoals in het voorbeeld.
{{esl:Signer1:Checkbox:size(20,20)}}	Checkbox

Velden die een ontvanger zelf in moet vullen kun je verplicht maken om te voorkomen dat mensen het invullen van deze velden per ongeluk overslaan. Dit doe je door een asterisk (‘*’) te gebruiken. Deze dient als volgt te worden toegepast om een veld te vereisen:

Heeft u vragen over het gebruik van de tekst-tags? Neem dan contact op met het ValidSign Support Team. Zij zijn te bereiken via 085 303 36 76 of support@validsign.nl.