Uw documenten in bulk versturen? ValidSign heeft de oplossing!
Als aanvullende feature binnen ValidSign ondersteunen wij de mogelijkheid om uw transacties in bulk te versturen naar een groot aantal gebruikers. Deze betaalde functionaliteit kunt u via onze supportafdeling aanvragen.
In deze instructie geven wij een toelichting op de werking van de bulk verzending.
Template aanmaken
Het gebruik van de bulk module hangt samen met de templates binnen ValidSign. In de onderstaande stappen leggen we uit op welke manier de bulk templates werken.
- Login op my.validsign.nl met de bij u bekende inloggegevens
- Klik in het menu op de knop “Templates”
- Klik op de knop “Nieuwe template”
- Voer de naam van de template in, en klik op “Aanmaken”
De template is nu aangemaakt.
Nadat de template is aangemaakt, voegen we de documenten en ondertekenaars toe.
- Klik op de knop “Toevoegen” onder het kopje documenten, om de documenten te uploaden welke dynamisch gevuld moeten worden
- Voeg de ontvangers toe die een actie hebben binnen de transactie. Deze worden als plaatsaanduiding aangemaakt onder de namen Signer1 en Signer2. Behoudt deze standaard instelling!
- Geef waar nodig de beschrijvingen en transactie instellingen op.
Document opbouwen
Nadat u de documenten hebt toegevoegd, kunt u de velden binnen de documenten slepen. Deze velden zullen als koptekst terug moeten komen binnen de CSV waarin alle gegevens van de transactie in komen. Hoe de CSV werkt wordt later in deze instructie behandeld.
Een document kent standaard velden. Deze staan in onderstaand overzicht beschreven.
Naast de standaard velden die binnen een template gebruikt kunnen worden. Kunt u ook vrije velden in uw document laten vullen. Een voorbeeld hiervan beschrijven we hieronder waarbij we een vrij tekstveld willen laten vullen.
- Sleep binnen uw document het tekstveld in uw document
- Klik op het tandwieltje achter het tekstveld
- Vul in de pop-up die getoond wordt, bij de naam een unieke naam in voor het veld (bijvoorbeeld bsnnummer)
- Klik op opslaan
U hebt u nu een vrij tekstveld binnen uw document verwerkt, met als naam “bsnnummer”. Deze naam dient exact hetzelfde in uw CSV als koptekst opgenomen te worden (hoofdletter gevoelig).
Let op dat elk vrije tekstveld een unieke naam moet hebben!
CSV aanmaken
Om de bulk verzending aan te maken, maakt ValidSign gebruik van een CSV bestand. Normaliter maakt u uw document op in Excel, waarna u deze kunt opslaan als een CSV bestand. De CSV dient als komma gescheiden opgebouwd te worden en als UTF-8 te worden opgeslagen.
Hieronder hebben we een aantal voorbeelden geplaatst:
Eenvoudig ondertekenproces met 2 ondertekenaars zonder vrije velden
Signer1,FIRST_NAME,LAST_NAME,EMAIL,Signer2,FIRST_NAME,LAST_NAME,EMAIL
Signer1,Piet,Janssen,piet.janssen@uwdomein.nl,Signer2,Jan,Bosman,jan.bosman@uwdomein.nl
Signer1,Piet,Janssen,piet.janssen@uwdomein.nl,Signer2,Frits,Bloem,frits.bloem@uwdomein.nl
Ondertekenproces met 2 ondertekenaars waarbij voor ondertekenaar 2 een rekeningnummer is toegevoegd
Signer1,FIRST_NAME,LAST_NAME,EMAIL,Signer2,FIRST_NAME,LAST_NAME,EMAIL,IBAN
Signer1,Piet,Janssen,piet.janssen@uwdomein.nl,Signer2,Jan,Bosman,jan.bosman@uwdomein.nl,NL12RABO0123456789
Signer1,Piet,Janssen,piet.janssen@uwdomein.nl,Signer2,Frits,Bloem,frits.bloem@uwdomein.nl,NL34ABNA10293847646
Ondertekenproces waarbij ondertekenaar 2 met SMS authenticatie dient in te loggen
Signer1,FIRST_NAME,LAST_NAME,EMAIL,Signer2,FIRST_NAME,LAST_NAME,EMAIL,AUTH_TYPE,AUTH_PROMPT
Signer1,Piet,Janssen,piet.janssen@uwdomein.nl,Signer2,Jan,Bosman,jan.bosman@uwdomein.nl,SMS,+31612345678
Signer1,Piet,Janssen,piet.janssen@uwdomein.nl,Signer2,Frits,Bloem,frits.bloem@uwdomein.nl,SMS,+316987654321
Ondertekenproces waarbij ondertekenaar 2 met Vraag en Antwoord authenticatie dient in te loggen
Signer1,FIRST_NAME,LAST_NAME,EMAIL,Signer2,FIRST_NAME,LAST_NAME,EMAIL,AUTH_TYPE,AUTH_PROMPT,AUTH_CHALLENGE
Signer1,Piet,Janssen,piet.janssen@uwdomein.nl,Signer2,Jan,Bosman,jan.bosman@uwdomein.nl,CHALLENGE,Wat is 1+1?, 2
Signer1,Piet,Janssen,piet.janssen@uwdomein.nl,Signer2,Frits,Bloem,frits.bloem@uwdomein.nl,CHALLENGE,Wat was je eerste huisdier?,Hond
Transactie aanmaken
Nadat u de template hebt aangemaakt, en de CSV hebt opgesteld, kan de transactie worden aangemaakt. Doorloop de volgende stappen:
- Login op my.validsign.nl met de bij u bekende inloggegevens
- Klik op de knop “Nieuwe Transactie”
- Selecteer de gewenste template die u hebt aangemaakt voor de bulk verzending
- Klik op de knop “uploaden CSV bestand”
- Selecteer de CSV die u hebt aangemaakt
- Klik op de knop “Verzenden” om de transactie te verzenden
De transactie is nu aangemaakt binnen ValidSign. Wij verwerken de bulk transacties 1 maal per uur (elk halve uur, 10:30, 11:30, 12:30 etc.). Het kan dus zijn dat uw transactie niet direct zichtbaar is in het portaal. Zodra ValidSign de transactie heeft verstuurd, zal de transactie ook zichtbaar zijn binnen het portaal.
Krijgt u bij het aanmaken van de transactie (nadat u de template heeft geselecteerd) niet de mogelijkheid om een CSV-bestand te uploaden, neem dan contact op met support@validsign.nl.
Ondertekenen
Als de transactie succesvol is verzonden krijgen alle ondertekenaars een e-mail en kan men beginnen met ondertekenen. Bij een bulkverzending is het vaak zo dat één persoon (bijvoorbeeld een burgermeester) overeenkomsten tekent met veel andere personen (bijvoorbeeld werknemers, burgers, of organisaties). Uiteraard dienen beide partijen te tekenen. Die ene persoon (de burgermeester) zal dus honderden dezelfde overeenkomsten moeten tekenen met verschillende personen. Het beste kan hij of zij hiervoor inloggen op https://my.validsign.nl om zo de ondertekeningen vanuit het dashboard te starten in plaats van vanuit de ondertekenverzoeken in de e-mail. Dit werkt sneller en gebruiksvriendelijker.
Troubleshooting
Bij het configureren van een bulkverzending kan men tegen problemen aanlopen. Hieronder oorzaken die vaker voorkomen:
- Controleer nadat u het Excelbestand als CSV heeft opgeslagen het CSV-bestand door deze te openen met Kladblok. Dit kunt u doen door rechtermuisknop op het CSV-bestand --> openen met... --> Kladblok. In het voorbeeld hieronder ziet u dat de velden door een komma (',') zijn gescheiden. Het komt weleens voor dat deze door een puntkomma (';') zijn gescheiden. Gebruik ctrl+h om alle puntkomma's door normale komma's te vervangen.
- Een ander probleem dat zich weleens voordoet is dat het document als UTF-8 BOM is opgeslagen. Rechtsonder in de bovenstaande afbeelding ziet u dat hier UTF-8 staat. Staat er bij u UTF-8 BOM, klik dan op bestand --> opslaan als... . In de onderstaande afbeelding ziet u waar u op moet letten bij het opslaan. Geef uw bestandsnaam de extensie .csv. Sla het document op als 'Alle bestanden' en stel de codering in op 'UTF-8'.
- Controleer dat alle tekstvelden in de template dezelfde naam hebben en aan dezelfde Signer zijn gelinkt als in het CSV-bestand staat gespecificeerd.
- Als u bij het aanmaken van de transactie de opgestelde template selecteert, maar u krijgt niet de optie om een CSV-bestand te uploaden, dan is de functionaliteit voor bulkverzending niet voor uw account geactiveerd. Neem contact op met support@validsign.nl voor het activeren van deze functionaliteit.
- Het gebruik van speciale tekens in het CSV-bestand kan een foutmelding geven. Bijvoorbeeld:
Heeft u vragen over de bulkverzending van ValidSign? Neem dan contact met ons op. Dit kan via support@validsign.eu of 085 303 36 76.