Bij het gebruik van ValidSign is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de retentietijden.
Retentietijden verwijzen naar de periode waarin verschillende typen transacties en documenten worden bewaard voordat ze uit het systeem worden verwijderd. In dit artikel geven we een uitgebreide uitleg over de retentietijden bij ValidSign, waarbij we ons focussen op de verwijdering van voltooide transacties na 90 dagen en de verwijdering van transacties in concepten of in afwachting na een jaar.
Retentietijd van voltooide transacties
Zodra een transactie in ValidSign voltooid is, wordt deze gedurende een periode van 90 dagen bewaard voordat deze definitief wordt verwijderd. Deze retentietijd biedt gebruikers de mogelijkheid om de transacties te raadplegen, informatie op te zoeken en eventuele naslagwerk te doen. Het is belangrijk om te begrijpen dat na het verstrijken van de 90 dagen, de voltooide transacties niet meer beschikbaar zullen zijn in het systeem. Dit geldt dus ook voor het bewijsdocument. Daarom is het raadzaam om indien nodig tijdig het document te downloaden voordat de retentieperiode verloopt.
Retentietijd van transacties in concepten of in afwachting
Transacties die zich in de conceptfase bevinden of nog in afwachting zijn van ondertekening, hebben een langere retentieperiode van één jaar. Dit biedt gebruikers voldoende tijd om aanvullende bewerkingen uit te voeren, documenten bij te werken en de nodige stappen te voltooien voordat de transactie wordt afgerond. Gedurende deze periode kunnen gebruikers transacties bewerken, annuleren of verwijderen indien nodig. Na het verstrijken van het jaar worden transacties in concepten of in afwachting automatisch verwijderd uit het systeem.